论合同管理在企业中的重要性

 企业想要不断的向前发展,不断的茁壮成长必须重视合同管理。在合同上明确双方的责任与义务。随着当今社会的不断完善发展和人们法律意识的不断提高,内容完善、履行良好的合同管理工作对企业运用法律手段维护合法权益,防止财产流失、提高经济效益,增强市场竞争力的重要手段和保证。下面本文将从以下几方面正确认识合同管理。

一、合同管理在企业管理中的重要性

       许多企业的领导者非常重视企业管理工作,但是他们不知道合同管理也是企业管理的重要组成部分,同他们谈营销管理、质量管理,口若悬河,侃侃而谈,但一同他们谈合同时,变无话可说,仿佛合同管理与他们的企业管理无关,只是律师或者是公司法律事务部的事情。其实这是种误解,企业管理说到底是对企业行为的管理,是对利润目标的管理,是企业获取利润的管理,而合同直接关系到企业的收支,是企业利润的载体,如果不管好合同,如何管理好企业?

      对市场来说,企业合同管理的重要性和必要性在于:实现企业对市场的承诺,体现企业的诚信,提升企业的品牌和形象,是企业更牢固的立足市场,实现可持续性发展。 

      对企业来说,合同管理的重要性和必要性在于:一方面使企业的生产经营与市场接轨,满足市场的重要,提高企业适应市场和参与市场竞争的能力;另一方面是使企业在履约过程中维护自身合同权益,提高企业经济效益。

二、合同管理中存在的主要问题

1、合同管理仅集中在法律事务部门

      在企业中,企业的领导者或业务往往会说:“合同管理是法律部门的事情,我不太清楚”,其实这是不对的,在企业内部,合同管理绝对不只是法律部分或律师的事情,也不是一两个部门或者岗位的问题。在企业内部,合同管理是各个部门和岗位面对一份合同时应既相互协作又相互监督,认真履行合同的法律、经济、审查。企业的合同管理,应当从头至尾的所有各个相关部门和岗位共同参与,只有这样实现企业的合同利益才有保障。

2、在合同签订、履行全过程出现问题

       在合同签订阶段,存在应该签订书面合同但为了图省事、不签合同;有国家标准合同范本未使用范本;草拟文本中文字不严谨,容易发生歧义;合同条款挂一漏万,不全面、不完整、有缺陷、有漏洞等问题。

       合同全过程管理中存在变更合同不及时的问题,由于市场瞬息万变,在合同履行过程中合同变更是正常的事情,问题在于不少负责履行的管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了损失。合同履行完毕后,合同文本等资料、合同履行过程、有关问题的处理形成的相关文书,是企业的宝贵财富,也是发生纠纷后处理问题的依据。因此应妥善保管相关资料,建立合同对方资料库。这一环节出现的问题是相关资料保管在不同部门,各部门相互沟通不够,不能形成一个完整的资料系统。

3、在合同审查、监督和控制过程中存在的问题

        首先,部分企业高级管理人员对合同管理的全过程性、动态性和系统性认识不够,合同管理思想落后,导致在实际管理当中走弯路。其次,规章制度不完善,合同签订权限不明,对合同管理的其它方面规定的不多,实际可操作性不强。再次,合同管理人员专业水平不高,法律意识不强。有的企业合同管理员队伍建立时间比较短,经验不成熟,虽然对企业的生产经营比较了解,但是法律专业水平不高,法律意识不强。最后,合同管理制度执行不力,监督力度弱,考核不严格。有的企业制订了较为完备的合同管理规章制度,但是在制度落实上做的不够,上级部门对下级单位没有做到经常性的监督、检查和考核,缺乏必要的威慑力。

三、解决合同管理问题的主要对策

1、完善合同管理机制。

     法律经济学认为,企业风险主要来源于对未来预测不足和对方的机会主义行为。这对我们有理论指导意义,合同管理机制也应当主要针对这两点。企业若对未来可能发生的情况作充分估计、对对方行为做出准确判断和制约,需要经过技术、经济商务等职能部门和法律部门做详细的论证,然后将论证结果传递给企业决策机构,做出尽可能准确的决定,并对做出决定的合同行为进行跟踪管理。

 完善的合同管理机制应当包括下列内容: 

        一是明确职能分工。企业里没有任何一个部门能了解、判断一切问题,在专业化分工越来越精细的社会,只有分工明确、方向专一才能做得更好。因此需要把合同管理的各项职责分解到企业相应部门或机构。 

        二是设计合理管理程序。这一程序既要整体表现企业的管理理念,又要具体的体现授权权限、部门分工、流转顺序等内容,一般要重点突出法律部门的把关职能,因为合同的合法性和严密性是合同得以生效的基础。在大部分企业里,管理程序通过会签审批来体现,从而实现对合同的立项、签订、履行、结算全过程管理。 

        三是严格考核,保证各个部门或机构的权力和责任相统一。企业必须把合同管理内容纳入职能考核目标,建立合同管理工作业绩考评制度,并与薪金挂钩,起到激励和监督的双重作用。

2、合同管理制度保障优先 

        要实现对合同的全过程管理,是合同管理化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,制定对本企业切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的落实程序决定管理的成败,一定要做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

3、严把重大合同审查关。 

        把涉及到公司经营生产和经济效益影响大的合同作为合同管理工作的重点对象,从合同项目论证、对方当事人资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷预警和处理的全过程,都有法律专业人员参与,严格管理和控制,有力预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。

4、提高合同管理人员的素质。

       做好企业的合同管理工作,光有一套管理体系是远远不够的。企业必须努力培养造就一支敬业精神强、法律专业能力强、综合素质高的复合型法律骨干队伍。合同管理人员最好有法律从业资格或企业法律顾问资格,在使用过程中坚持优胜劣汰的原则。对合同管理人员必须实行岗位责任制,明确他们的责、权、利,建立竞争机制。要高度重视法律人才培养,积极创造条件,促进法律人员队伍不断提升业务素质和综合素质。法律工作人员不仅要具备精深的法律专业知识,而且还要具备企业经营管理相关的专业知识,加强实践经验的积累和锻炼。

5、强调合同履行跟踪监督和结算管理。

        合同管理的目的主要是保障合同的及时有效履行,所以,法律事务部门对合同的履行进行监督是十分必要的,通过监督可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,防止违约行为的发生。另外,合同结算是合同履行的主要环节和内容,法律事务部门同财务部门密切配合;把好合同的结算至关重要,这既是对合同签订的审查,也是对合同履行的监督。

6、及时化解和处理违约纠纷。

        法律事务部门审查合同应选择适合的违约条款和纠纷处理条款显得很重要,一旦发生违约情形,法律事务部门要区别情况、评估得失,及时通过律师函、律师意见书、法律建议书等形式及时提出解决纠纷建议方案,并灵活采用协商、调解、和解等方式短时间低成本的化解纠纷,在必要时启动仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合同权益,减少企业的经济损失。

        总而言之,合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。成功的企业合同管理,需要借助科学的信息化管理手段来辅助管理,实现对合同全生命周期(包括:合同准备、起草、评审、用印、签订、执行控制、归档、统计分析等)及360度合同相关信息(包括:供货商/客户、应收应付、合同进度、合同发票、合同交付物等)的电子化管控,使货/服务、票、款一致可控,加速应收到款,合理合约付款,提高运营效率,规避法律风险。只有这样合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实,将企业的生产经营与市场接轨,满足市场的需要,提高企业适应市场和参与市场竞争的能力,提高企业经济效益。

 

0

评论0

请先

没有账号? 注册  忘记密码?

社交账号快速登录

微信扫一扫关注
扫码关注后会自动登录网站
普人特福的博客cnzz&51la for wordpress,cnzz for wordpress,51la for wordpress