GB/T 19001要求组织保持和保留成文信息,以支持其过程的运行,并确保这些过程正在按计划
进行。
成文信息是要求组织控制和保持的信息,以及包含该信息的媒介。成文信息可以用来交流,提供客观的证据或分享知识。
成文信息使组织的知识和经验得以保存,并能产生价值以支持产品或服务的改进。
本文件为成文信息的开发和保持提供指导。
采用质量管理体系是组织的战略决策,有助于提高其整体绩效,并为可持续发展倡议提供良好基
础。质量管理体系适用于所有组织,无论其规模、复杂程度或业务模式如何,其目的是提高一个组织对其职责和承诺的认识,以满足组织的顾客和相关方的需求和期望,并实现对其产品和服务的满意。
当一个组织计划为其质量管理体系保持和保留哪些成文信息时,必需考虑组织环境包括法律法规框架、相关方的需求和期望、风险和机遇以及组织的战略方向。质量管理体系的采用是战略性的,这也适用于其成文信息，
成文信息可以与组织的全部活动有关,也可以与这些活动中选定的部分有关,例如,根据产品和服务的性质,过程队合同要求、法律法规要求,组织本身的组织环境而规定的要求重要的是,记录的成文信息内容也要符合他们预期病足的标准要求,例如特定部门的要求。
在过去的二十年里,各组织一直在从基于纸张的系统向电子媒介转移。ISO 9001已经反映了这种变化,用“成文信息”取代“文件,质量手册,成文的程序和记录”等术语。本指南文件使用“成文信息”
一词来指需要由组织控制的信息,使用“文件”来指信息。
ISO管理体系标准使用高阶结构来鼓励使用整合的管理体系。本指南文件的设计和范围侧重于质量管理体系，并使用GB/T 19000-2016的木厝,但也胞在其他管理体系标准中使用。
在本文件的上一版本中,建议将质量手册,程序,作业指导书和表格/检查单等文件的层次结构作为质量管理体系的成文方式。本文件没有规定一个特定的层次结构,但反映了电子媒体以多种方式组织的能力。重要的是要认识到,虽然质量手册不是必需的,但它仍然是有用的,许多特定部门的标准仍然要求“质量手册和形成文件的程序”。
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