建设工程电子文件和电子档案管理制度及技术规范 （试行） 北京市城市建设档案馆 2024 年 6 月 目录 建设工程电子文件和电子档案管理规定.1 建设工程电子文件形成及归档制度. 5 建设工程电子文件分类方案、组卷归档规则与保管期限制度.12 建设工程电子档案验收、移交与接收制度.48 建设工程电子档案数据规范. 63 建设工程电子文件和电子档案管理规定 第一章 总则 第一条 为推进北京市建设工程档案信息化高质量发展，规范电子文件和电子档案全生命周期的管理， 确保电子档案来源可靠、程序规范和要素合规，促进档案信息资源规范管理和有效利用，依据《中华人民共 和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕 11 号）、《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-2017、《建设工程文件归档规范》GB/T50328（2019 年版）、《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016、《电子档案单套管理一般要求》DA/T 92-2022 和《电子档案移交接收操作规程》DA/T 93-2022 等相关法律法规和规范，结合我市建设工程档案电子化工作 实际情况，制定本规范。 第二条 本规范适用于列入城建档案机构接收范围的建设工程电子文件和电子档案的管理，其他可参照 执行。 第三条 本规范所称电子文件，是指在工程建设过程中形成的，可依靠计算机等数字设备阅读、处理， 并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。 第四条 本规范所称电子档案，是指具有保存和利用价值并作为档案保存的建设工程电子文件。 第五条 本规范所称元数据，是指描述电子文件和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。 第六条 电子文件和电子档案应满足真实性、完整性、可用性和安全性的要求。 第七条 电子文件和电子档案需要签名和加盖印章的，应使用电子签章。电子签章应符合《中华人民共 和国电子签名法》、《信息安全技术 公钥基础设施 数字证书格式》GB/T 20518、《文献管理 可移植文档格式 第 1 部分：PDF 1.7》GB/T 32010.1、《信息安全技术 安全电子签章密码技术规范》GB/T 38540、《信息安全技 术 SM2 密码算法加密签名消息语法规范》GB/T 35275、《PDF 格式文档的密码应用技术要求》GM/T 0112 等 相关规定。 第八条 电子文件和电子档案应采用开放的压缩、加密、签名、印章等技术措施，以确保其可读性和可 利用性。 第九条 来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件，可以电子形式归档并单套制向城建档案机构移交。 第二章 各参建单位职责 1 /113 第十条 建设单位是建设工程电子文件归档的责任主体，并对电子档案的真实性、完整性、可用性和安 全性负责。 第十一条 勘察、设计、施工和监理等参建各方责任主体应将本单位形成的工程电子文件进行整理、著 录和分类，并移交至建设单位。 第十二条 建设单位或施工单位在与检测、监测、材料和设备供应等单位签订合同时，宜明确要求其提 供符合相关规定的电子文件。 第十三条 工程参建各单位应对各自形成的电子文件负责，并应对电子文件的全生命周期实行全过程管 理。 第十四条 建设单位应向城建档案管理机构移交列入接收范围的建设工程电子档案，城建档案管理机构 应对符合要求的电子档案进行验收并接收。 第三章 电子文件的形成 第十五条 电子文件应真实反映工程实体质量，真实记录质量责任主体行为，并应随工程进度同步形成。 第十六条 电子文件的形成、流转、签批、审核、归档和移交应及时进行，不得事后补编。 第十七条 电子文件的形成应符合下列规定： （一）在施工过程中各参建单位和主管部门通过计算机系统形成的电子文件，在信息化系统中进行流转 并按要求加盖电子签名和电子印章。 （二）由纸质文件扫描形成的电子文件，应加盖经手人电子签名和形成单位或原件保管单位电子公章。 第十八条 电子文件的元数据应按《建设工程电子档案数据规范》要求执行。 第十九条 电子文件应与其元数据一并归档，并确保元数据完整。电子文件与其元数据应建立持久有效 的关联。 第二十条 归档的电子文件应真实展现所载内容并可供调取查用。电子文件的形成单位和保管单位应确 保电子文件及其元数据来源可靠且未被篡改，确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电 子文件内容真实、完整。 第二十一条 电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性 能。电子文件宜为 PDF、PDF/A 或 OFD 格式，电子文件的元数据应为 XML 格式。 第四章 电子文件的收集与归档 2 /113 第二十二条 建筑工程、市政基础设施工程，轨道交通工程和城市综合管廊工程电子文件的收集与归档 应符合《建设工程电子文件形成及归档制度》、《建设工程电子文件分类方案、组卷归档规则与保管期限制度》 的要求。 第二十三条 电子文件和电子档案的封装、固化与检测应符合《建设工程电子档案数据规范》的规定。 第五章 电子档案的验收 第二十四条 列入城建档案管理机构档案接收范围的工程，建设单位在工程竣工前应提请城建档案管理 机构对归档的电子档案进行验收。 第二十五条 城建档案管理机构在进行电子档案验收时，应查验以下内容： （一）电子档案应齐全、完整、有效。 （二）电子档案分类和组卷应符合《建设工程电子文件分类方案、组卷归档规则与保管期限制度》的要 求。 （三）电子档案的质量和内容应符合《建设工程电子文件形成及归档制度》、《建设工程电子文件分类方 案、组卷归档规则与保管期限制度》和《建设工程电子档案数据规范》的要求。 第二十六条 城建档案管理机构应对符合要求的工程档案出具《建设工程档案验收意见书》。建设单位 申请建设工程竣工联合验收的，城建档案管理机构应将验收意见推送至“北京市建设工程竣工联合验收服务 平台”。 第六章 电子档案的移交与接收 第二十七条 电子档案的移交可通过在线或离线的方式进行，电子档案的移交应符合《建设工程电子档 案验收、移交与接收制度》的要求。 第二十八条 在线移交电子档案时，移交单位可通过“北京市建设工程竣工档案全过程服务平台”进行； 离线移交电子档案时，移交单位可导出符合《建设工程电子档案数据规范》要求电子档案数据包，存储至一 次性写入光盘，进行离线移交。光盘应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38 的要求。 第二十九条 在电子档案的移交和接收过程中，移交单位与城建档案机构应共同形成《城建电子档案移 交书》，并通过电子签名和签章进行确认，该移交书应存档备查。 第七章 电子档案的保管与利用 3 /113
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